Datenschutzerklärung

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Mit dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, welche Arten von Daten wir bei der Nutzung der Fachanwendung „Datenbank KIM“ erheben und zu welchem Zweck sie verwendet werden.

Datenschutzbestimmungen

Als Teil der Landesverwaltung unterliegen wir den Bestimmungen des Nordrhein-Westfälischen Datenschutzgesetzes sowie der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Wir stellen sicher, dass die Vorschriften über den Datenschutz auch von beteiligten externen Dienstleistern beachtet werden. Bei der Fachanwendung „Datenbank KIM“ handelt es sich um eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO.

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich für die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das:

Ministerium für Kinder, Jugend, Familie, Gleichstellung, Flucht und Integration des Landes Nordrhein-Westfalen
vertreten durch Suat Yilmaz, Leiter des Referates 625 „Kommunales Integrationsmanagement“
Völklinger Straße 4
40219 Düsseldorf
Telefon: (0211) 837-02
Telefax: (0211) 837-22 00
E-Mail: poststelle@mkjfgfi.nrw.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Den/die behördlichen Datenschutzbeauftragte/n des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen können Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:

Ministerium für Kinder, Jugend, Familie, Gleichstellung, Flucht und Integration des Landes Nordrhein-Westfalen
Völklinger Straße 4
40219 Düsseldorf
Telefon: (0211) 837-02
Telefax: (0211) 837-22 00
E-Mail: Datenschutzbeauftragter@mkjfgfi.nrw.de

Rechte der betroffenen Personen (Klient:innen des KIM)

Den Klient:innen des KIM stehen bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft über sie betreffende personenbezogene Daten (Artikel 15 DS-GVO)
• Recht auf Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten (Artikel 16 DS-GVO)
• Recht auf Löschung personenbezogener Daten (Artikel 17 DS-GVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Artikel 18 DS-GVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten (Artikel 21 DS-GVO)

Kategorien personenbezogener Daten sowie Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Bei jedem Zugriff auf Inhalte der Plattform werden Log-Informationen gespeichert. Diese Informationen sind nicht benutzerbezogen und dienen nur für Analysezwecke bei der Fehlerbehebung. Diese Daten werden bis zu 30 Tage direkt und ausschließlich für Administratoren zugänglich aufbewahrt. Die Datenverarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage der Einwilligung zur Datenverarbeitung durch die Klient:innen des KIM. Diese Einwilligung kann widerrufen werden.

Im Zentrum des Fachverfahrens stehen die Klient:innen des KIM mit ihren persönlichen Hintergründen und ihren Bedürfnissen. Die Fachanwendung verarbeitet hierfür naturgemäß eine große Menge an personenbezogenen Daten. Diese Daten spiegeln die Lebenssituationen der Ratsuchenden wider und sind die Grundlage für die anschließende Beratung und die Maßnahmenplanung durch die zuständigen KIM Case Manager:innen. Folgende Kategorien personenbezogener Daten werden in der Fachanwendung verarbeitet:

• Stammdaten der Betroffenen: Namen, Geburtsdatum, Adressen, Kontaktdaten, Geschlecht, Familienstand, Bildungssituation
• Daten nach Art. 9 DSGVO: Gesundheitliche Einschränkungen, Grad der Behinderung, Sonderpädagogischer Förderbedarf
• Daten aus der Kategorie „Sozialgeheimnis“: Wohnsituation, Sozialleistungen, Arbeitserlaubnis
• Freitexte aus der Beratung (z.B. aus den Beratungsvermerken, Verabredungen, nächsten Schritten, Notizen)
• Dateianhänge, die für die Beratung wesentlich sind, werden wie Freitextfelder behandelt

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Die personenbezogenen Daten der KIM-Klient:innen werden ausschließlich im Rahmen des KIM-Case Managements verarbeitet. Es besteht eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO. Personenbezogene Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.

Automatische Speicherung/Protokollierung von Daten

Die Fachanwendung „Datenbank KIM“ wird bei IT.NRW betrieben:
Landesbetrieb Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT.NRW)
Mauerstraße 51
40476 Düsseldorf
Telefon: +49 (0) 211 9449-01
Telefax: +49 (0) 211 9449-8000

Speicherdauer, Löschung und Löschfristen

Personenbezogene Daten sind grundsätzlich dann zu löschen, wenn sie für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf andere Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind (Art. 17 Abs. 1 DSGVO). Die Kommune muss anhand der beschriebenen technischen Vorgaben ein eigenes Löschkonzept vorlegen. Spätestens nach 12 Monaten nach Archivierung eines Falls sollen die personenbezogenen Daten gelöscht werden.

Webanalyse

Derzeit wird kein Instrument zur Webanalyse eingesetzt.

Weitergabe personenbezogener Daten

Daten, die beim Zugriff auf die Fachanwendung protokolliert oder verarbeitet werden, werden nicht an Dritte außerhalb der Landesregierung übermittelt.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Die KIM-Klient:innen haben nach Artikel 77 DS-GVO das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass eine nicht rechtmäßige Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten stattfindet.

Zuständige Aufsichtsbehörde ist die:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de
Tel: +49 (0) 211 38424-0
Fax: +49 (0) 211 38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Allgemeines zum Datenschutz

Allgemeines zum Thema Datenschutz finden Sie auf der Website der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen: www.ldi.nrw.de.

Letzte Änderung am 25.09.2024